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"Wie funktioniert Schriftverkehr in der bremischen Verwaltung?"

Verwaltungsschullehrerinnen veröffentlichen Handlungshilfe

Titelblatt der Broschüre, PNG, 36.8 KB

Kennen Sie das auch? – Man muss etwas schreiben, für den internen Dienstbetrieb oder auch einen Brief, und hat ein komisches Gefühl: Dafür gibt es doch bestimmt irgendwelche Regeln oder Hilfen, damit Fehler vermieden werden, alles einheitlicher erfolgt und nicht immer neu erfunden werden muss? – Aber wo steht das? Wer kann einem das zeigen? - …und dann findet man doch nichts und fabriziert wieder selbst etwas mehr oder weniger Gelungenes. Oder man macht es so, wie es offenbar immer gemacht wurde – was im Ergebnis nicht unbedingt besser sein muss.

Für alle, die sich damit nicht länger begnügen wollen, haben Patricia Grashoff und Marion Hermann nun eine Handlungshilfe erstellt, die die Verwaltungsschule der Freien Hansestadt Bremen als Broschüre herausgibt: Die "PRAXISINFORMATION: WIE FUNKTIONIERT SCHRIFTVERKEHR IN DER BREMISCHEN VERWALTUNG" soll helfen und Orientierungspunkte geben, wenn Sie sogenanntes "Schriftgut" zu erstellen haben und dabei regelkonform und zweckmäßig vorgehen wollen. Sie soll auch zur Stärkung der "Corporate Identity", des einheitlichen, für die Bürger*innen wieder erkennbaren Auftretens der Bremer Verwaltung beitragen.

Unterstützt wurden die beiden Lehrerinnen dabei tatkräftig (mit Wort und Pinsel…) von Finanzstaatsrat Henning Lühr, der die Verwaltungsschule schon seit Ewigkeiten und mit der ihm eigenen Beharrlichkeit gedrängt hat, einen solchen Ratgeber zu erstellen.

Die Vergangenheit holt uns ein...

Noch vor nicht allzu langer Zeit galt der Verzicht auf Regeln im Schriftverkehr vielfach – offen oder heimlich – als eine Art Befreiung von vermeintlich überholt Gestrigem. Beim Abstreifen amtsschimmeligen Sprachmiefs ist aber auch Sinnvolles auf der Strecke geblieben und die sehr individuell gestaltete Arbeit und Archivierung am persönlichen Rechner hat auch manches Chaos produziert. Nicht zuletzt verleiten neue, schnellere und direktere Kommunikationswege zu informellen Schnellschüssen, kollidieren zudem gelegentlich mit Dienstweg und Aktenführung.

Dabei ist regelgerechter und zweckmäßig funktionaler Schriftverkehr natürlich eigentlich eine unverzichtbare Grundlage von Verwaltungstätigkeit. Mehr noch: Die Beherrschung herkömmlicher Verwaltungskompetenzen ist in vielerlei Hinsicht Voraussetzung für modernes, bürger*innenorientiertes Verwaltungshandeln, insbesondere auch für digitale Verwaltung. Verteufelte Dialektik! Oder wie der Bremer IT-Direktor vor kurzem sinngemäß ausführte: Dass sich die Verwaltung so schwer tut mit der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements, hat zu einem Großteil nicht mit der technologischen Umstellung zu tun, sondern damit, dass eine ordentliche Schriftgutverwaltung überhaupt erst wieder aufgebaut werden muss.

Back to the roots! und Auf zu neuen Ufern!

Viele Gründe also, sich die Grundlagen für den Schriftverkehr in der bremischen Verwaltung wieder anzueignen. Und dass das viele Mitarbeiter*innen und insbesondere Führungskräfte auch so sehen, zeigt die große Nachfrage nach dieser Broschüre, der wir nunmehr auch durch die Download-Möglichkeit entsprechen.

Download der Broschüre (pdf, 29.3 MB)

Wir hoffen, Ihnen Antworten und Hilfen für Ihre Fragen liefern zu können, und wünschen Ihnen viel Erfolg!

PS: Anregungen und Kritik richten Sie bitte direkt an die beiden Autorinnen: Dr. Patricia Grashoff ist im Hauptamt stellvertretende Direktorin der Verwaltungsschule und Fachleiterin für Verwaltungsrecht; Marion Hermann ist Fachleiterin für Verwaltungs- und Organisationslehre.

Treffen mit der Bürgermeisterin

Foto von Bürgermeisterin Karoline Linnert und Staatsrat Henning Lühr mit Patricia Grashoff und Marion Hermann, jpg, 99.3 KB
Bürgermeisterin Karoline Linnert und Staatsrat Henning Lühr mit Patricia Grashoff (r.) und Marion Hermann (2.v.l.)

Am 14. September 2017 waren die beiden Autorinnen bei Bürgermeisterin Karoline Linnert eingeladen. Mit dabei: Staatsrat Henning Lühr als "Spiritus Rektor" des Projektes, und Holger Wendel, Direktor der Verwaltungsschule, die die Handlungshilfe herausgibt, und Pressesprecherin Dagmar Bleiker. Es fand ein lebhafter Austausch über Kommunikation innerhalb der Verwaltung und insbesondere zwischen Verwaltung und Bürger*innen statt. Klarheit, Verständlichkeit und Bürgerorientierung wünschte sich Bürgermeisterin Linnert im Schriftverkehr mit Bürger*innen und auch untereinander. Die Verwaltungsschulvertreter*innen unterstrichen, dass Voraussetzung für eine klare und verständliche Sprache die fachliche Klarheit im Kopf der Schreibenden, das Verständnis für die Situation der Adressat*innen und die Bereitschaft, sich auf sie einzulassen, sei. Häufig sei fachchinesischer Sprachgebrauch Ausdruck eigener Unsicherheit und Verstecken hinter unangreifbar wirkender Technokraten- oder Gesetzessprache, vielfach auch Ausdruck fehlender Empathie. Natürlich spiele auch Sprachkompetenz eine Rolle. Große Aufgaben also insbesondere für die Ausbildung! Dass wir im Kommunikationsverhalten gegenwärtig gesellschaftliche Veränderungen erleben, die besonders dem Schriftverkehr nicht gerade förderlich sind, ist im Schul- und Hochschulbetrieb alltäglich zu spüren. (Wobei zur ganzen Wahrheit aber auch gehört, dass die kommunikativen Fähigkeiten auf anderen Feldern - etwa bei Präsentationen - deutlich gestiegen sind!)

Bürgermeisterin Linnert bedankte sich bei Marion Hermann und Patricia Grashoff für ihre Arbeit und wünschte der Broschüre analog und digital eine große Verbreitung. Henning Lühr kündigte Unterstützung dabei an, die Handlungshilfe zu einer App weiterzuentwickeln, die den Gebrauch noch flexibler und anwenderfreundlicher machen soll.

Entschuldigung

Die Broschüre ist leider noch nicht barrierefrei erstellt. Wir arbeiten dran.